Cara Membuat Mail Merger di Ms Word 2007

Cara membuat mail merger di Ms Word 2007 - Mail merge atau surat masal ialah salah satu kemudahan di Ms Word untuk mempermudah user melaksanakan pekerjaan dengan hanya membuat satu format surat namun dengan banyak sekali tujuan alamat dan nama yang berbeda. Tentu hal ini akan sangat mempermudah sekali pekerjaan kita. Kita tidak perlu lagi mengetik satu persatu tujuan dan nama alamat yang dituju , cukup hanya dengan mengetik daftar nama serta alamat yang dikehendaki maka nama , alamat yang dibuat akan eksklusif bergabung atau merger dengan format surat tadi.

Tidak hanya format surat saja kegunaan mail merge ini , Jika kita mengetik dengan format yang sama atau blanko formulir yang sama namun dengan isian yang berbeda , maka mail merge lah solusinya. Cukup buat format blangko atau formulir yang dikehendaki dan membuat daftar isian formulir , maka sudah cukup. Hasilnya , setiap isian dari formulir tersebut akan silih berganti sesuai dengan daftar yang telah dibuat.

Untuk membuat mail merge berikut ini ialah langkah-langkahnya :

Buat dokumen terlebih dahulu (bisa berupa surat , blangko formulir , atau dokumen yang lain)
Klik ribbon Mailings kemudian klik Start Mail Merge , pilih Step by Step Mail Merge Wizard
Akan muncul panel Mail Merge disebelah kanan jendela Word anda.
Pada Select document type pilih Letters kemudian klik Next pada bagian bawah untuk melanjutkan.
Pilih Use the current document kemudian klik Next
Pada pilihan select recipients , jikalau anda belum membuat daftarnya pilih saja Type a new list kemudian klik Create.
Akan muncul jendela New Address list. Untuk memudahkan pekerjaan kita nantinya sebaiknya kolom yang ada dihapus kemudian dibuat kolom isian yang baru sesuai dengan yang dibutuhkan.

Klik Customize columns
Pilih filed name kemudian klik tombol delete , hingga semua nama kolom terhapus.
Untuk membuat field name baru klik Add kemudian beri nama sesuai dengan kebutuhan (seperti Nama , Alamat , dsb)
Tambahkan beberapa filed sesuai dengan kebutuhan anda.
Jika dirasa sudah cukup klik OK
Muncul jendela New address list. Masukkan data-data yang diharapkan hingga final , kemudian klik OK
Untuk menghapus entry klik pada entry yang mau dihapus kemudian klik delete. Untuk menambah entry baru klik pada new entry.
Simpan pada folder dimana daerah dokumen tersimpan kemudian klik Save.
muncul daftar list yang sudah siap untuk dimasukkan. Untuk memasukkan semua beri tanda centang pada kotak yang ada , atau mampu anda pilih sendiri sesuai kebutuhan daftar yang ada dengan menghilangkan tanda centang pada list tersebut.

Klik Next : Write your letter untuk melajutkan
Sampai disini kita akan memasukkan daftar field yang telah kita buat tadi untuk dimasukkan pada dokumen. Arahkan kursor pada daerah filed diletakkan.
Pada pilihan write your letter , pilih More item
Pada jendela yang muncul pilih nama filed sesuai dengan dokumen kemudian klik insert
Ulangi langkah diatas hingga data diisi dengan field yang sesuai. Sehingga tampilannya akan mirip dibawah ini.
kemudian klik Next untuk melihat hasil merge data. Klik tanda panah kekanan atau kekiri pada preview your letters untuk melihat hasil.
Jika ada yang masih salah datanya mampu diubah datanya pada edit recipient list. Jika sudah cukup klik Next untuk complete the merger.
Terdapat dua pada pilihan complete merger yaitu Print dan Edit individual letters. Jika anda pilih merger print , maka data merger akan eksklusif dicetak melalui printer. Jika dipilih Edit individual letters maka data akan ditampilkan pada beberapa halaman eksklusif di Ms Word. Silahkan pilih sesuai kebutuhan.